Política de tratamiento y seguridad de datos

Qué datos tratamos

• Identificación: nombre y cédula del propietario, y de su representante o apoderado.
• Contacto: correo electrónico.
• Patrimoniales: número de unidad, número de finca y coeficiente de participación.
• Económicos: estado de morosidad de la unidad.
• Credenciales: PIN de acceso, almacenado mediante una función de derivación criptográfica y nunca en texto claro en la base de datos.
• Participación: registro de asistencia y su hora, representación ejercida y voto emitido por unidad.
• Técnicos: dirección IP desde la que se efectúa el registro e identificador de sesión.
• Grabación de la sesión: imagen, voz y mensajes del chat de quienes participan en la videoconferencia.

Quorum3 no trata datos sensibles de forma intencional ni utiliza los datos para identificación biométrica. Pedimos a la P.H. no incluir datos sensibles en las plantillas que nos suministre.

Para qué los usamos

Únicamente para celebrar la asamblea contratada: envío de los PIN, registro de asistencia, validación de quórum, gestión de representaciones, cómputo de votos, generación de los reportes y grabación de la sesión, para que la P.H. disponga del registro de lo ocurrido.

No se usan para ninguna otra finalidad. No se comercializan, no se ceden y no se emplean con fines de mercadeo.

Medidas de seguridad

• Cifrado del canal de comunicaciones.
• Almacenamiento de credenciales mediante funciones de derivación criptográfica: el PIN no se guarda en texto claro en la base de datos.
• Control de acceso por rol y segmentación de accesos.
• Limitación de la tasa de peticiones, con bloqueo temporal tras intentos fallidos.
• Registro de eventos.
• Deber de confidencialidad de toda persona que interviene en el tratamiento, que subsiste después de terminada la relación.

El detalle consta en la ficha técnica que Quorum3 mantiene conforme al artículo 33 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021, disponible para la P.H. contratante a solicitud escrita.

Dónde están los datos y quién más interviene

Proveedor de servidores

Infraestructura de servidores, con centro de datos en Estados Unidos.

Proveedor de correo electrónico

Envío de credenciales y comunicaciones a los propietarios.

Zoom

Videoconferencia de la reunión y su grabación.

Proveedor de almacenamiento en la nube

Entrega de la grabación de la sesión a la P.H.

El tratamiento implica una transferencia de datos a los Estados Unidos, amparada en el artículo 33, numerales 6, 9 y 13 de la Ley 81 de 2019. Quorum3 mantiene suscritos con estos proveedores acuerdos de tratamiento de datos (artículo 53 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021), les impone las mismas obligaciones de protección y responde ante la P.H. por su cumplimiento.

Cualquier incorporación o sustitución de proveedores se informa a la P.H. con antelación, y esta puede oponerse por motivos fundados.

La identidad de cada proveedor consta en el contrato de servicios y se entrega a la P.H. contratante.

Cuánto tiempo se conservan y cómo se eliminan

Datos de la asamblea: se conservan hasta treinta (30) días calendario después de la asamblea. Vencido ese plazo —o antes, si la P.H. lo solicita por escrito— se eliminan de la plataforma, incluidas las copias de respaldo y las imágenes del servidor tomadas con ocasión de la asamblea.

Grabación: se entrega a la P.H. el mismo día de la asamblea. Quorum3 conserva su copia treinta (30) días calendario desde la entrega y luego la elimina de la plataforma de videoconferencia y del servicio de almacenamiento, incluidas sus papeleras cuando resulte técnicamente aplicable. Durante ese plazo solo accede a ella para entregarla, atender una solicitud escrita de la P.H., prestar soporte técnico o cumplir un requerimiento de autoridad competente.

Quorum3 emite a la P.H. constancia escrita de la eliminación. Los reportes y la grabación entregados quedan bajo custodia de la P.H.

Si ocurre un incidente de seguridad

Quorum3 informará a la P.H. de inmediato, tan pronto tenga conocimiento, indicando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las acciones correctivas adoptadas y las recomendaciones para los titulares. Además colaborará con la P.H. en la notificación a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) y a los afectados, que corresponde a la P.H. como responsable y debe hacerse dentro de las 72 horas previstas en la norma.

Derechos de los propietarios

Las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición las atiende la P.H. Quorum3 colabora: a solicitud escrita, entrega la información que conste en la plataforma sobre un titular en un plazo razonable —cuando sea técnicamente posible, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes— y sin costo. Si un propietario escribe directamente a Quorum3, la solicitud se traslada a la P.H. dentro del siguiente día hábil.

Lo que corresponde a la P.H.

• Contar con la condición de licitud para tratar los datos que suministra.
• Informar a los propietarios sobre el tratamiento. Para ello, la plataforma incorpora un aviso de privacidad en sus formularios y en las comunicaciones a los propietarios.
• Avisar, en la convocatoria y al inicio de la asamblea, que la sesión será grabada.
• Suministrar datos veraces, exactos y actualizados.
• Designar por escrito a las personas autorizadas para acceder al Portal del Cliente.

Si lo que busca es cómo tratamos los datos que usted deja en este sitio, vea la política de privacidad.